Zu den zentralen Anforderungen eines Geschäfts gehört der Schutz personenbezogener Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz definiert klar, was zu einem effizienten Datenschutz gehört. Ebenso legt es detailliert fest, wie Datensicherung zu funktionieren hat. Es schreibt vor, dass regelmäßig und dauerhaft zu prüfen ist, ob die Datenverarbeitung nach geltendem Recht abläuft. Die gesamten Vorgänge bei der Verarbeitung der Daten sind zu dokumentieren. Auch sind regelmäßige und intakte Datensicherungen zu erstellen. Zuletzt sind auch die Schutzmaßnahmen vor unbefugtem Datenzugriff festgelegt. Um dieses alles zu gewährleisten, muss Datenschutz und Sicherheit einem funktionierenden Management unterliegen.
Nach dem Bundesdatenschutzgesetz ist die Grundlage hierfür das sogenannte Verfahrensverzeichnis. Es dient dem Datenschutzbeauftragten zur Übersicht über die im Betrieb eingesetzte Hard- und Software, sowie über die einzelnen Prozesse, die mit der Datenverarbeitung einher gehen. Mit dem Verfahrensverzeichnis kann der Beauftragte sich einen Gesamteindruck verschaffen und infolge dessen sicherstellen, dass alles gesetzeskonform abläuft. Das Verzeichnis ermöglicht es, die Datenverabeitungsvorgänge im Betrieb für das eigene Unternehmen und bei Anfrage auch für externe Dienstleister und Personen einsehbar zu machen. Auch von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Einzelpersonen können hierdurch Auskunft erhalten.
Grundlage für gesetzeskonformen Datenschutz
Zudem ist das Verfahrensverzeichnis das Dokument, das den Aufsichtsbehörden zum Zweck der Beratung und auch der Überprüfung des Betriebes dient. Es ist außerdem eine Absicherung des Unternehmens gegen mögliche rechtliche Streitigkeiten. Ist ein solches Dokument nicht oder nicht vorschriftsmäßig angelegt worden, kann sich das Unternehmen unter Umständen sogar strafbar machen. Wer personenbezogene Daten nach geltendem Recht verarbeiten will, muss deshalb ein Verzeichnis gemäß der Ordnung führen. Die Verarbeitungsübersicht nach § 4g des Bundesdatenschutzgesetzes ist ein Dokument, das dem Datenschutzbeauftragten für die Kontrolle der Verarbeitungsvorgänge innerhalb des ihn beauftragenden Betriebes dient. Es muss deshalb einige Informationen zwingend enthalten. Das Verfahrensverzeichnis hingegen wird auch Jedermannverzeichnis genannt, da es auch zur Transparenz gegenüber Außenstehenden von Nutzen sein soll.